Was Unternehmen jetzt wissen müssen

Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht für Unternehmen im B2B-Bereich. Was zunächst nach bürokratischer Pflichterfüllung klingt, ist in Wahrheit eine grundlegende Änderung in der Art, wie Rechnungen ausgestellt, empfangen und verarbeitet werden. Wer jetzt handelt, spart Zeit, Kosten und schützt sich vor rechtlichen Problemen.

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Was ist die E-Rechnungspflicht?

Mit dem Wachstumschancengesetz hat der deutsche Gesetzgeber die verpflichtende elektronische Rechnung im Geschäftsverkehr zwischen inländischen Unternehmen (B2B) eingeführt. Eine E-Rechnung ist dabei nicht einfach ein PDF – sie muss in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format vorliegen, das die automatische Weiterverarbeitung ermöglicht.

Zulässige Formate sind:

• XRechnung – der deutsche Standard, weit verbreitet im öffentlichen Sektor
• ZUGFeRD – ein hybrides Format, das ein lesbares PDF mit eingebetteten XML-Daten kombiniert
• Andere EU-konforme Formate auf Basis der Norm EN 16931

Einfache PDF-Rechnungen, Word-Dokumente oder Papierrechnungen erfüllen die Anforderungen nicht mehr.

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Wer ist betroffen?

Grundsätzlich alle Unternehmen, die im Inland ansässig sind und Leistungen an andere inländische Unternehmen (B2B) in Rechnung stellen. Die Pflicht gilt unabhängig von der Unternehmensgröße – auch Kleinunternehmer und Freiberufler müssen sich damit auseinandersetzen.

Die Übergangsfristen im Überblick:

Zeitraum	Regelung
Ab 01.01.2025	Empfangspflicht gilt für alle – jedes Unternehmen muss E-Rechnungen entgegennehmen können
Bis 31.12.2026	Übergangsregelung: Papier- und PDF-Rechnungen weiterhin erlaubt (mit Zustimmung des Empfängers)
Bis 31.12.2027	Sonderregelung für Unternehmen mit Vorjahresumsatz unter 800.000 €
Ab 01.01.2028	Vollständige Ausstellungspflicht für alle inländischen B2B-Umsätze

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Was müssen Unternehmen konkret tun?

Die Umstellung betrifft mehrere Bereiche gleichzeitig:

• Ausgehende Rechnungen müssen im richtigen Format erstellt und versendet werden
• Eingehende Rechnungen müssen empfangen und korrekt verarbeitet werden können
• Buchhaltungs- und ERP-Systeme müssen die neuen Formate unterstützen
• Archivierungspflichten gelten weiterhin – E-Rechnungen müssen revisionssicher gespeichert werden
• Stammdaten (Steuernummern, Leitweg-IDs, Bankverbindungen) müssen gepflegt und aktuell sein

Besonders Unternehmen, die mit JTL, Shopware, WooCommerce oder anderen E-Commerce-Systemen arbeiten, müssen prüfen, ob ihre Lösung bereits E-Rechnungen unterstützt – oder ob Erweiterungen notwendig sind.

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Warum jetzt handeln und nicht warten?

Viele Unternehmen verlassen sich auf die Übergangsfristen und schieben das Thema auf die lange Bank. Das ist riskant: Die technische Umstellung braucht Zeit, Lieferanten und Kunden erwarten möglicherweise schon heute E-Rechnungen, und wer früh umstellt, profitiert von schnelleren Zahlungsprozessen, weniger manuellem Aufwand und einer zukunftssicheren IT-Infrastruktur.

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Wir unterstützen Sie bei der Umsetzung

Die Einführung der E-Rechnung muss kein Kraftakt sein. Wir begleiten Sie Schritt für Schritt – von der Analyse Ihrer aktuellen Rechnungsprozesse über die technische Einrichtung des passenden Formats bis hin zur Integration in Ihr bestehendes System.

Unsere Leistungen auf einen Blick:

• Beratung zur richtigen Formatwahl (XRechnung, ZUGFeRD & Co.)
• Technische Einrichtung und Integration in Ihre Software
• Anbindung an bestehende Shop- und ERP-Systeme
• Schulung Ihrer Mitarbeiter
• Laufende Unterstützung und Wartung

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Warten Sie nicht bis kurz vor der Deadline – die Übergangsfristen enden früher als man denkt. Sprechen Sie uns an, wir helfen Ihnen, rechtzeitig und unkompliziert auf E-Rechnung umzustellen.